Timesheet & Leave

CONTENTS:

1. SHIFT CATEGORIES
   • CARA MEMBUAT KATEGORI SHIFT (JADWAL WAKTU KERJA)
2. ASSIGN SHIFT
   • CARA MEMBUAT ASSIGN SHIFT (JADWAL KERJA)
3. TIMESHEET REALIZATION
   • CARA MEMBUAT TIMESHEET REALIZATION
4. LEAVE
   • LEAVE APPLICATION
     • CARA MENGAJUKAN CUTI
     • CARA TINDAK LANJUT PENGAJUAN CUTI (SEBAGAI APPROVER)
     • NOTIFIKASI PENGAJUAN CUTI (SEBAGAI FOLLOWERS)
   • ADDITIONAL WORK HOURS (KERJA LEMBUR)
     • CARA MENGAJUKAN LEMBUR
     • CARA TINDAK LANJUT PENGAJUAN LEMBUT (SEBAGAI APPROVER)
   • NEED APPROVAL
5. ATTENDANCE

---

Timesheets & Leave merupakan fitur monitoring uraian kerja, lembur, serta cuti dari seluruh karyawan dari seluruh divisi yang bekerja berdasarkan Project. Di dalam Timesheets & Leave terdapat submenu-menu didalamnya, yaitu Attendance, Leave, All Shift Schedules, dan Reports.

SHIFT CATEGORIES

Shift Categories digunakan untuk manajemen jadwal waktu kerja pada divisi Anda, seperti office hour dan shifting.

Pada halaman Shift Categories, sistem menampilkan:

  1   Tabel data Shift Categories

  2   Tombol aksi edit✍️ untuk mengubah data dan tombol aksi delete❌ untuk menghapus data

  3   Fitur Search untuk pencarian data tabel

  4   Tombol Export data

  5   Tombol Add untuk membuat kategori shift baru

Cara Membuat Kategori Shift (Jadwal Waktu Kerja)

Berikut adalah cara membuat kategori shift:

• Klik menu Timesheets & Leave, lalu pilih submenu Shift Type

• Klik tombol Add

• Isi form New Shift Category

• Klik tombol Save.

ASSIGN SHIFT

Assign Shift digunakan untuk manajemen jadwal kerja karyawan.

Pada Assign Shift, sistem menampilkan:

  1   Tabel data Shift karyawan di divisi Anda

  2   Search data tabel

  3   Tombol Aksi Lihat Detail, Edit dan Hapus data tabel

  4   Export data tabel

  5   Tombol New untuk membuat data Assign Shift baru 

📝Catatan: Tombol Aksi (Lihat Detail, Edit, dan Hapus) pada kolom Option muncul sesuai dengan permission masing-masing role.

Cara Membuat Assign Shift (Jadwal Kerja)

Berikut adalah cara membuat Assign Shift:

📝Catatan: Assign Shift dibuat oleh Admin masing-masing divisi.

• Klik tombol New

• Isi form New Shift

📝 Catatan: Project hanya diisi apabila divisi Anda bekerja berdasarkan project. Role dapat diisi multiple. Staff dapat diisi multiple. Pilihan Repeat Weekly dan Specific Time Period untuk mengubah tabel Detail Shift tampil perminggu atau perhari. Apabila sudah di klik tidak dapat dikembalikan ke tampilan tabel sebelumnya. Silakan reload halaman untuk tampilan tabel sebelumnya Mengganti pilihan Detail Shift akan menghapus shift yang sudah diisi dalam tabel.

• Pilih Repeat Weekly untuk membuat shift perminggu

• Pilih Specific Time Period untuk membuat shift perhari

• Double-click tabel untuk mengisi shift

• Klik tombol Save.

TIMESHEET REALIZATION

Timesheet Realization merupakan fitur manajemen timesheet realisasi karyawan.

Pada halaman Timesheet Realization, sistem menampilkan:

  1   Tabel data Timesheet Realization

  2   Opsi Lihat Detail, Edit dan Hapus

  3   Pencarian data tabel

  4   Tombol Export untuk mengunduh data tabel

  5   Tombol New untuk membuat data Timesheet Realization

📝 Catatan: Divisi Human Capital dapat melihat Timesheet Realization dari seluruh divisi. Option Edit dan Delete hanya bisa dilakukan oleh pemilik timesheet.

Cara Membuat Timesheet Realization

Berikut adalah langkah-langkah membuat timesheet realization:

• Klik tombol New

• Isi form New Timesheet Realization

• Klik tombol Save.

LEAVE

Submenu Leave berfungsi sebagai fitur manajemen cuti dan lembur.

Leave Application

Leave Application digunakan untuk manajemen cuti. Terdapat beberapa fitur yang ada di Leave Application, yaitu:

  1   Membuat Pengajuan Cuti

  2   Filter tabel cuti

  3   Export data cuti

  4   Pencarian data cuti

  5   Tabel daftar cuti

Cara Membuat Pengajuan Cuti

Berikut adalah langkah-langkah pengajuan cuti:

• Klik tombol Apply For Leave

• Isi form Apply For Leave

📝Catatan: Inputan bertanda * wajib diisi. Pastikan shift Anda sudah terisi pada tanggal cuti yang diajukan. Follower diisi dengan atasan langsung atau leader pekerjaan Anda. Handover diisi dengan staff pengganti selama cuti, apabila tidak ada bisa diisi dengan atasan langsung. Follower dan Handover bisa diisi dengan staff yang sama. Handover tidak boleh diisi dengan nama sendiri. Follower dan Handover akan mendapat notifikasi pengajuan cuti Anda.

• Klik tombol Save.

• Sistem akan menampilkan halaman General Information dan muncul notifikasi Approval Not Defined Yet

• Klik tombol Send request approve

• Tampilan akan berubah menjadi dropdown pilihan Approver pada Approval Information dan notifikasi Please choose approver

• Isi minimal 2 Approver sesuai urutan:
  Pertama, pilih Atasan langsung.
  Kedua, pilih Kadiv.

• Setelah Approver dipilih, klik tombol choose

• Silakan tunggu pengajuan cuti Anda di approve oleh Approver.

📝Catatan: Approver akan menerima notifikasi pengajuan cuti Anda dan wajib meninjau serta memberi keputusan terkait cuti Anda.

Cara Tindak Lanjut Pengajuan Cuti (Sebagai Approver)

Ada beberapa cara untuk membuka pengajuan cuti yang perlu Anda tindak lanjuti:

Cara 1:

Melalui Notifikasi yang berada di pojok kanan atas, lalu buka notifikasi [nama karyawan] - sent you a request approval on [tipe cuti]

Cara 2:

• Buka menu Timesheets & leave

• Pilih submenu Leave

• Pilih tab Leave Application

• Pada kolom Option, pilih icon ✅untuk Approve cuti atau pilih icon 🚫 untuk menolak cuti.

Cara 3:

• Buka menu Timesheets & leave

• Pilih submenu Leave

• Pilih tab Need Approval

• Pada kolom Option, pilih icon ✅untuk Approve cuti atau pilih icon 🚫 untuk menolak cuti

• Atau klik data pada kolom Subject yang ingin ditindaklanjuti

Berikut adalah cara menindaklanjuti pengajuan cuti yang diajukan kepada Anda:

• Buka Notifikasi yang berada di pojok kanan atas, lalu buka notifikasi [nama karyawan] - sent you a request approval on [tipe cuti]

• Sistem akan menampilkan halaman General Information cuti

• Silakan isi bagian Reason (optional)

• Klik tombol Approve atau tombol Deny, lalu klik tombol OK

Berikut adalah contoh tampilan pengajuan cuti yang telah ditindaklanjuti:

Notifikasi Pengajuan Cuti (Sebagai Follower)

Follower merupakan staff yang ditunjuk sebagai pihak yang mengetahui bahwa di dalam tim-nya ada staff yang cuti.

Berikut adalah cara melihat pengajuan cuti yang diajukan kepada Anda:

• Buka Notifikasi yang berada di pojok kanan atas, lalu buka notifikasi [nama staff] - Your are added to follow the leave application - [subjek cuti]

• Klik notifikasi untuk melihat detail pengajuan cuti (halaman General Information).

Additional Work Hours

Additional Work Hours berisi data lembur karyawan dari seluruh divisi.

Pada Additional Work Hours, sistem menampilkan:

  1   Tabel data lembur karyawan di seluruh divisi

  2   Filter data tabel

  3   Search box untuk pencarian data tabel

  4   Export data tabel

  5   Tombol Add untuk mengajukan lembur

Cara Mengajukan Lembur

• Klik tombol Add

• Isi form Additional Work Hours

📝Catatan: Anda bisa mengajukan cuti backdate. Timesheets Value akan diisi otomatis oleh sistem, sehingga tidak perlu diisi secara mandiri. Timesheets Value merupakan jumlah jam lembur.

• Sistem akan menampilkan notifikasi Added successfully dan form menampilkan Approval Information.

• Pilih nama Approver, lalu klik tombol choose.

• Sistem akan menampilkan pop-up pengajuan lembur, seperti contoh di bawah ini:

Silakan tunggu Approver menindaklanjuti pengajuan lembur Anda.

Cara Tindak Lanjut Pengajuan Lembur (Sebagai Approver)

Berikut adalah langkah-langkah untuk menindaklanjuti pengajuan lembur:

• Buka menu Timesheets & Leave

• Pilih submenu Leave

• Pilih tab Additional Work Hours

• Pada pengajuan lembur yang akan ditindaklanjuti, klik icon mata pada kolom Option

• Lihat bagian Approval Information, klik tombol Approve

• Silakan isi inputan Reason, lalu klik tombol Approve atau tombol Deny

Berikut adalah contoh lembur yang sudah ditindaklanjuti:

Need Approval

Need Approval akan muncul apabila terdapat pengajuan cuti yang perlu Anda tindak lanjuti sebagai Approver.

Pada halaman Need Approval, terdapat:

  1   Tabel data pengajuan cuti yang perlu Anda tindak lanjuti

  2   Filter tabel data pengajuan cuti

  3   Search data pengajuan cuti

  4   Tombol ✅ untuk Approve dan tombol 🚫 untuk Deny pengajuan cuti

  5   Export data tabel

Attendance

Submenu Attendance digunakan untuk monitoring kehadiran staff. Berikut adalah tampilan submenu Attendance:

Gunakan Filter   1   untuk menyaring data sesuai kebutuhan. Untuk mengunduh data, silakan klik tombol Export to Excel   2   .